L'ordine arriva dall'e-commerce e qualcuno lo ricopia nel gestionale. Il contratto firmato in clinica viene ribattuto in fatturazione. Il lavoro registrato dagli operatori sul telefono viene riscritto riga per riga in ufficio. Se in azienda c'è almeno un dato che viene scritto due volte, i tuoi software non si parlano. Ecco come farli parlare, anche quando uno dei due non ha API, e cosa pretendere da chi costruisce il collegamento.
Il segnale: lo stesso dato scritto due volte
Nessuno lo chiama costo, perché non arriva in fattura. Ma si paga in tre modi: il tempo di persone brave spese a copiare, gli errori (una cifra invertita diventa una fattura da stornare o un cliente da richiamare) e il ritardo, perché il dato arriva quando qualcuno ha tempo di ricopiarlo, non quando serve.
Fai il conto sulla tua azienda: 1.000 righe al mese, un minuto l'una, sono più di 16 ore. Due giornate di lavoro, ogni mese, per scrivere cose che esistono già.
La buona notizia è che quasi sempre non serve cambiare software. Serve un collegamento fra quelli che hai.
Tre modi per far parlare due software
1. Le API, quando entrambi le hanno
Un'API è una porta che il produttore di un software apre ad altri programmi: permette di leggere e scrivere dati in modo controllato, con permessi precisi. I software in cloud più diffusi, dalla fatturazione agli e-commerce ai calendari, di solito le hanno. È la strada più diretta: il dato passa appena nasce.
2. I file, quando un gestionale non ha API
Molti gestionali di settore, soprattutto quelli installati in azienda da anni, non hanno API. Quasi tutti però hanno una funzione di import: leggono un file in un formato preciso, il cosiddetto tracciato. In questo caso il collegamento prepara i dati in quel formato e li deposita in un'area di scambio protetta (SFTP o FTPS), da cui il gestionale li importa, in automatico o dopo un controllo dell'ufficio. Nessuno apre il database a terzi: si usa la porta che il produttore ha previsto.
3. Email, PDF e fogli di calcolo
Quando i dati viaggiano come allegati, moduli o file Excel, si possono leggere in automatico e portare dove servono. È la strada giusta per ordini e distinte che arrivano per email, o per listini ed elenchi tenuti su Excel o Google Sheets.
Zapier, Make o un collegamento progettato?
Gli strumenti di automazione come Zapier e Make vanno benissimo quando entrambi i software hanno i «mattoncini» pronti e il processo è lineare. Se è il tuo caso, partire da lì è sensato.
I problemi arrivano in tre situazioni: quando uno dei software non ha API, quando il processo ha eccezioni che i blocchi pronti non prevedono, e quando l'automazione si ferma e nessuno se ne accorge per giorni. Lì serve un collegamento progettato sul tuo caso, con qualcuno che lo segue nel tempo. È quello che facciamo con Sfera Link: ogni collegamento è uno snodo, progettato, provato sui dati veri e seguito da noi.
Le cinque regole di un collegamento che non ti tradisce
Un collegamento si giudica da come si comporta quando qualcosa va storto. Prima di farne costruire uno, pretendi queste cinque cose.
- Chi comanda su ogni dato. Va scritto prima: per esempio il gestionale comanda sulle anagrafiche, l'app su quello che registra. Nessuno dei due sovrascrive di nascosto i dati dell'altro.
- Un registro di ogni invio. Ogni passaggio ha il suo esito. Se qualcosa non passa, arriva un avviso subito e il dato si reinvia con un clic.
- Niente doppioni. Un doppio clic o una connessione caduta non devono creare due ordini o due fatture. Se l'esito è incerto, prima di riprovare si controlla se il documento esiste già.
- La persona conferma dove serve. Non tutto deve partire da solo. Una fattura, per esempio, è meglio che nasca dopo il controllo di chi la emette.
- Prova sui dati veri prima dell'avvio. I dati di prova non hanno mai le eccezioni di quelli reali.
E una sesta, per i dati personali: chi costruisce il collegamento non deve avere accesso diretto ai tuoi database e va nominato responsabile del trattamento, come prevede il GDPR.
Due esempi concreti
Dalla scheda paziente alla fattura
In una clinica la segreteria ricopia a fine giornata anagrafica, trattamenti e importi da Sfera Clinic a Fatture in Cloud, poi scarica il PDF e lo carica nella pratica. Con lo snodo che stiamo attivando, Sfera Clinic precompila i dati, la segreteria controlla e conferma, Fatture in Cloud crea la fattura e numero e PDF tornano nella scheda del paziente. Le regole fiscali le fissa il commercialista, il collegamento le applica. Come funziona lo snodo Sfera Clinic ↔ Fatture in Cloud.
Dall'app di campo al gestionale senza API
Gli operatori registrano dal telefono il lavoro svolto; il gestionale di settore che deve riceverlo non ha API. Lo snodo, anche questo in attivazione, prepara, a ogni attività chiusa, un file nel tracciato del gestionale e lo deposita in un'area protetta; dal gestionale arrivano anagrafiche e codifiche. L'ufficio non ricopia più: controlla e importa. Come si collega un gestionale senza API.
Prima di chiamare qualcuno: la checklist
Con queste risposte la prima chiamata dura la metà, e il preventivo può essere a prezzo fisso:
- Quali sono i due software, e se hanno API o una funzione di import/export.
- Quale dato passa, in quale direzione, e quando serve dall'altra parte.
- Chi oggi lo ricopia, e quante righe sono in un mese.
- Quali sono le eccezioni: annullamenti, correzioni, casi particolari.
- Cosa deve succedere se qualcosa va storto, e chi deve saperlo.
Se in azienda i dati si perdono anche prima, fra telefonate, messaggi e fogli, il punto di partenza è un altro: leggi quanto tempo perdi ogni settimana a gestire manualmente i contatti.
Domande frequenti
Si può collegare un gestionale che non ha API?
Nella maggior parte dei casi sì. Se il gestionale sa importare file, il collegamento prepara i dati nel suo tracciato e li deposita in un'area protetta, da cui il gestionale li importa. Se non sa fare nemmeno quello, va valutato caso per caso.
Devo cambiare i software che uso?
No. Il collegamento lavora fra i programmi che hai già. Cambia solo che il dato non va più ricopiato.
Quanto tempo serve per collegare due software?
Un collegamento tipico è operativo in due o tre settimane, prova sui dati veri compresa. Possono servire tempi più lunghi quando il produttore di un gestionale deve attivare il suo modulo di import.
Quanto costa un'integrazione tra software?
Dipende da quanti dati passano, in quante direzioni e da come si collegano i due programmi. Con Sfera Link il prezzo è fisso, deciso e scritto prima di iniziare.
Hai due software che non si parlano e qualcuno che ricopia i dati a mano? Dicci quali sono: entro due giorni lavorativi ti diciamo se si possono collegare, come e in quanto tempo.
