Collegare un gestionale senza API: perché i file funzionano
«Non ha le API, quindi non si collega» è la frase che chiude più progetti di quanto meriti. Quasi ogni gestionale, anche il più datato, ha una funzione di import: legge un file in un formato preciso, spesso un tracciato a campi fissi o un CSV. È la porta d'ingresso che il produttore ha previsto. Sfera Link usa quella porta, invece di forzarne un'altra.
- Nessun accesso al database. Il gestionale non viene aperto a nessuno: lo scambio avviene solo tramite file, nel formato che il gestionale si aspetta.
- Nessuna modifica al gestionale. Al massimo il produttore attiva il suo modulo di import. La scheda tecnica per lui la scriviamo noi.
- Il controllo resta all'ufficio. Si può scegliere l'import automatico o la conferma dopo un'anteprima.
Chi comanda su cosa
La regola che evita i guai si scrive prima di iniziare: il gestionale è il riferimento per anagrafiche e codifiche, l'app o il software di origine per quello che registra. I dati viaggiano nelle due direzioni, ma nessuno dei due sistemi sovrascrive di nascosto quelli dell'altro.
Se qualcosa va storto
- Registro di ogni invio, con il suo esito.
- Un avviso subito se un file non passa, invece di accorgersene quando manca un dato.
- Il reinvio del file con un clic, una volta sistemato il problema.
- Le correzioni dopo l'invio, decise prima: reinvio completo o file di rettifica, secondo quello che il gestionale sa gestire.
Cosa decidiamo insieme prima di partire
- I tracciati di import (e, se serve, di export delle anagrafiche), con un file di esempio.
- Unità di misura e campi obbligatori.
- I codici: chi li assegna e come si abbinano fra i due sistemi.
- Come si gestiscono le correzioni successive all'invio.
- Il protocollo dell'area di scambio e ogni quanto il gestionale la legge.
- I casi particolari del tuo processo, quelli che nessun modulo standard prevede.
Con queste risposte il prezzo diventa fisso e lo scrivi prima di iniziare. Un collegamento tipico è operativo in 2–3 settimane, prova sui dati veri compresa. I tempi dipendono anche dal produttore del gestionale, quando deve attivare il suo modulo.
Un esempio in attivazione
Un'app con cui gli operatori registrano dal telefono il lavoro svolto sul campo, e il gestionale di settore dell'azienda che riceve quei dati, senza API. Alla chiusura di ogni attività l'app prepara il file nel tracciato del gestionale e lo deposita nell'area protetta; dal gestionale arrivano anagrafiche e codifiche. L'ufficio non ricopia più nulla: controlla e importa.
Per capire tutte le strade possibili, API, file, email e fogli di calcolo, leggi la guida come far parlare due software aziendali. Oppure torna a Sfera Link.