Sfera Clinic: il software per cliniche che porta in digitale accettazione, consensi e sedute

Il problema

In molte cliniche il paziente arriva, compila a penna privacy, anamnesi e consenso, firma, e quei fogli finiscono in un raccoglitore. Poi servono i contratti, un foglio presenze per ogni seduta, le note del medico. La carta non costa per il toner: costa per i moduli compilati due volte, il consenso che non si trova quando serve, il conteggio delle sedute tenuto a parte, i dati ricopiati nel gestionale. E per una struttura sanitaria un consenso mancante, scoperto dopo il trattamento, è un rischio vero.

Cosa fa Sfera Clinic

• Moduli prima della visita. Il paziente riceve da compilare dati anagrafici, anamnesi e privacy prima di arrivare.
• Firma su tablet. Consensi e privacy si firmano direttamente nella pagina, senza app da installare.
• Codice fiscale dalla tessera sanitaria. Si legge dal codice a barre con la fotocamera, senza ricopiarlo.
• Contratti e percorsi. Un contratto raccoglie uno o più trattamenti, ognuno con il suo numero di sedute.
• Sedute registrate. A ogni seduta presenza, firma e nota del medico; il contatore delle sedute si aggiorna da solo.
• Scheda paziente unica. Documenti firmati, storico, foto e versioni precedenti dell'anamnesi in un posto solo, visibile in tutte le sedi.

Cosa cambia per la clinica

• I moduli si compilano una volta e restano nella scheda, con le versioni precedenti dell'anamnesi.
• Ogni consenso ha la sua firma, la data e la versione del documento firmato.
• Le sedute si contano da sole: niente fogli tenuti a parte.
• Tutte le sedi lavorano sulla stessa scheda paziente.

Per chi è pensato

Centri di medicina estetica, studi dentistici, poliambulatori, centri di fisioterapia e di dimagrimento: tutte le strutture in cui ogni paziente segue un percorso fatto di consensi, contratti e sedute. Sfera Clinic si configura sui moduli della singola struttura, invece di costringerla a cambiare i propri.

Da solo o con Sfera CRM

Sfera Clinic e Sfera CRM sono due software indipendenti, con costi separati. Sfera CRM porta i pazienti: raccoglie le richieste della pubblicità, del telefono e di WhatsApp e le segue fino all'appuntamento. Sfera Clinic li accoglie: accettazione, consensi, contratti e sedute. Si usano da soli o collegati; quando sono collegati, al CRM arrivano solo anagrafica, appuntamenti e stato del percorso.

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I dati sanitari, trattati come tali

Anamnesi, note cliniche, consensi e foto sono dati relativi alla salute, e per il GDPR richiedono tutele in più. In Sfera Clinic:

• i dati clinici sono ospitati in Europa, backup compresi;
• sono cifrati durante la trasmissione e a riposo;
• ogni giorno si fa un backup, e un registro degli accessi tiene traccia di chi ha visto cosa, e quando;
• diario clinico e foto sono visibili solo a chi ne ha titolo;
• i dati clinici non passano al CRM: se la struttura usa anche Sfera CRM, lì arrivano solo anagrafica, appuntamenti e stato del percorso.

Firma elettronica semplice, per scelta

Sfera Clinic usa la firma elettronica semplice, senza raccogliere dati biometrici. Per il consenso informato la legge chiede la forma scritta, non un tipo di firma particolare: per questo abbiamo scelto la firma elettronica semplice, accompagnata dal registro di chi ha firmato, quando e quale versione del documento, restando fuori dagli obblighi della firma grafometrica. La scelta va sempre condivisa con il consulente privacy o il DPO della struttura.

Lineis Clinique, centro di medicina estetica con sedi a Castiglione delle Stiviere (MN) e Vigonza (PD), usa Sfera Clinic insieme a Sfera CRM: il CRM raccoglie le richieste delle campagne e le divide per sede, Sfera Clinic gestisce accettazione, consensi e sedute. Il software è in uso e lo stiamo ancora migliorando, con le correzioni e le funzioni nuove che chiede il lavoro di tutti i giorni. Pubblicheremo i numeri quando avremo un periodo di utilizzo completo da raccontare.

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