In molte cliniche e studi medici il paziente arriva, compila a penna la privacy, l'anamnesi e il consenso, firma, e quei fogli finiscono in un raccoglitore. Poi servono contratti, fogli presenza a ogni seduta, note del medico. Si può fare tutto in digitale, con la firma su tablet, senza complicarsi la vita? Sì, se si scelgono gli strumenti giusti. Ecco cosa serve sapere e come lo stiamo facendo con SFERA Clinic.
Il costo nascosto della carta in clinica
La carta in una struttura sanitaria non costa per il toner. Costa per tutto quello che succede intorno: il paziente che compila di nuovo moduli già compilati la volta prima, il consenso che non si trova quando serve, il conteggio delle sedute tenuto su un foglio a parte, la segreteria che ricopia i dati nel gestionale, i documenti di due sedi diverse che non si parlano.
E c'è un rischio più serio: un consenso mancante o incompleto, scoperto dopo il trattamento. In un'attività in cui la documentazione è una tutela per la struttura e per il medico, non poter dimostrare cosa il paziente ha firmato, e quando, è un problema reale.
Cosa chiede la legge per il consenso informato
La legge 219/2017, all'articolo 1, stabilisce che il consenso informato è documentato in forma scritta o attraverso videoregistrazione. Non impone un tipo specifico di firma. Questo apre la strada al digitale, a patto di sapere quale firma si sta usando e cosa garantisce.
Firma elettronica semplice su tablet
È la firma che il paziente appone con il pennino direttamente su una pagina web aperta sul tablet della clinica. Il regolamento europeo eIDAS stabilisce che a una firma elettronica non si possono negare effetti giuridici per il solo fatto di essere elettronica, e il Codice dell'amministrazione digitale la considera liberamente valutabile in giudizio. Accompagnata da un registro che documenta chi ha firmato, quando e quale versione del documento, è una soluzione solida per consensi, privacy e fogli presenza.
Firma grafometrica
È una firma elettronica avanzata che cattura anche i dati biometrici del tratto: pressione, velocità, accelerazione. Offre una presunzione di attribuzione più forte, ma porta con sé obblighi pesanti: identificazione del firmatario e conservazione della documentazione per vent'anni, una copertura assicurativa dedicata, la cifratura del dato biometrico nel momento stesso della cattura con dispositivi certificati, gli adempimenti previsti dal Garante per il trattamento dei dati biometrici. Per molte strutture è uno strumento sovradimensionato.
Per questo in SFERA Clinic abbiamo scelto deliberatamente la firma elettronica semplice, senza raccolta di dati biometrici: una soluzione adeguata alla documentazione di una clinica, senza caricarla degli obblighi della grafometrica. La scelta finale va sempre condivisa con il consulente privacy o il DPO della struttura.
I dati sanitari richiedono attenzioni in più
Anamnesi, note cliniche, consensi e foto sono dati relativi alla salute: per il GDPR rientrano nelle categorie particolari di dati. Chi fornisce il software deve garantire alcune cose precise:
- Dati ospitati in Europa, con cifratura sia durante la trasmissione sia a riposo.
- Backup giornalieri e un registro degli accessi: chi ha visto cosa, e quando.
- Permessi per ruolo: la segreteria gestisce anagrafica, appuntamenti e pagamenti; anamnesi, note cliniche e foto le vede solo il personale sanitario.
- Separazione dai sistemi di marketing: i dati clinici non devono finire nel CRM che gestisce campagne e promemoria.
- Nomina formale del fornitore come responsabile del trattamento.
Come funziona SFERA Clinic
SFERA Clinic è il modulo che abbiamo progettato per portare in digitale la parte documentale di cliniche e studi medici. Il percorso del paziente diventa questo:
- Prima della visita il paziente riceve i moduli da compilare: dati anagrafici, anamnesi, privacy.
- In clinica firma sul tablet consensi e privacy, direttamente nella pagina, senza app da installare. Il codice fiscale si legge dal codice a barre della tessera sanitaria con la fotocamera.
- Il contratto raccoglie uno o più trattamenti, con il numero di sedute previsto per ciascuno.
- A ogni seduta si registrano presenza, firma e nota del medico, e il contatore delle sedute si aggiorna da solo.
- La scheda paziente tiene insieme tutto: documenti firmati, storico, foto, con le versioni precedenti dell'anamnesi conservate.
Al CRM, che gestisce contatti, appuntamenti e promemoria, arrivano solo le informazioni necessarie: anagrafica, appuntamenti e stato del percorso. Nessun dato clinico lascia SFERA Clinic.
Per chi è pensato
SFERA Clinic nasce per le strutture in cui ogni paziente segue un percorso fatto di consensi, contratti e sedute: centri di medicina estetica, studi dentistici, poliambulatori, centri di fisioterapia e di dimagrimento. È pensato per funzionare anche su più sedi, con una scheda paziente unica visibile in entrambe, e si configura sui moduli della singola struttura invece di costringerla a cambiare i propri.
La prima clinica ad adottarlo è Lineis Clinique, centro di medicina estetica con sedi a Castiglione delle Stiviere e Vigonza, che già gestisce contatti e appuntamenti con SFERA CRM. Il rilascio avviene a tappe, con la formazione degli operatori compresa: trovi il progetto nel caso studio Lineis Clinique.
Da dove partire
Il primo passo non è scegliere il software: è mettere sul tavolo tutti i moduli che la struttura usa oggi e disegnare il percorso del paziente dalla prima telefonata all'ultima seduta. È lo stesso metodo che abbiamo usato per togliere la carta alla raccolta del latte con Anelli App. E se il problema oggi è soprattutto a monte, nei contatti che arrivano e non diventano appuntamenti, parti da qui: cosa succede quando non rispondi subito a un lead.
Domande frequenti
La firma su tablet ha valore legale per il consenso informato?
La legge 219/2017 chiede che il consenso sia documentato in forma scritta o videoregistrato, senza imporre un tipo di firma. Una firma elettronica semplice, accompagnata da un registro di chi ha firmato, quando e quale versione del documento, è liberamente valutabile in giudizio. Per i casi specifici della struttura la scelta va condivisa con il consulente privacy o il DPO.
Serve la firma grafometrica?
Non è obbligatoria per il consenso informato. Offre una presunzione di attribuzione più forte ma comporta obblighi importanti: conservazione ventennale della documentazione di identificazione, assicurazione dedicata, dispositivi certificati e adempimenti sui dati biometrici. SFERA Clinic non raccoglie dati biometrici proprio per evitare questi oneri.
Dove sono conservati i dati dei pazienti?
In Europa, cifrati in transito e a riposo, con backup giornalieri e registro degli accessi. I dati clinici restano separati dal CRM usato per contatti e promemoria.
Funziona anche per uno studio dentistico?
Sì. Il modulo si configura sui documenti della singola struttura: consensi, piani di trattamento, fogli presenza e note cliniche. È pensato per ogni realtà in cui il paziente segue un percorso con più sedute.
Gestisci una clinica, uno studio dentistico o un poliambulatorio e vuoi togliere la carta da moduli, consensi e sedute? Prenota una consulenza gratuita: analizziamo i tuoi moduli e ti mostriamo come diventerebbe il percorso del paziente.
